Autorisation de sortie – Autorisation ou séparation physique : Glossaire complet

L’autorisation de sortie—Autorisation ou séparation physique—est un concept fondamental dans la gestion du personnel de l’aviation, du secteur fédéral, militaire et civil. Cette référence explore ses définitions, applications, cadres juridiques et procédures pratiques, en s’appuyant sur les normes de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI), les directives du gouvernement américain et les meilleures pratiques intersectorielles.

1. Autorisation de sortie du personnel

L’autorisation de sortie du personnel est un processus réglementé garantissant que les individus ont rempli toutes leurs obligations organisationnelles—biens, accès, finances, aspects administratifs, médicaux et de sécurité—avant séparation, transfert ou changement de statut. Cela réduit les risques de fuite d’informations, de perte d’actifs ou d’accès non autorisé. Les routines sont détaillées dans des listes de contrôle, comme le formulaire américain GSA 1655 ou le DA Form 137-2 (procédure de sortie de l’armée), et concernent les organismes gouvernementaux, militaires et aéronautiques.

En aviation, l’Annexe 17 et le Doc 9870 de l’OACI insistent sur la rigueur de l’autorisation de sortie pour les personnes occupant des postes sensibles (contrôleurs aériens, sécurité aéroportuaire, ingénieurs de maintenance, etc.), afin de prévenir les menaces internes et d’assurer la protection des infrastructures. Toutes les étapes de la procédure sont documentées et conservées pour audit.

2. Autorisation

L’autorisation est l’approbation formelle—documentée par formulaires, systèmes électroniques ou lettres—accordant ou révoquant les droits d’accès à des ressources ou de quitter une fonction. En aviation, les Annexes 1 et 17 de l’OACI exigent une autorisation explicite pour l’accès aux zones restreintes ou opérations sensibles, ainsi que pour leur suppression lors de la séparation. L’absence d’autorisation adéquate peut entraîner des infractions réglementaires ou des failles de sécurité.

3. Séparation physique

La séparation physique désigne l’acte de quitter un poste ou une organisation, après avoir accompli toutes les étapes d’autorisation de sortie. Cela inclut la restitution des biens, la désactivation des accès et les entretiens de sortie. Les normes aéronautiques et les protocoles gouvernementaux prévoient un « rendez-vous final de sortie » pour certifier que toutes les obligations sont remplies avant le départ, une incomplétude pouvant entraîner la perte d’avantages ou des risques opérationnels.

4. Autorisation administrative

L’autorisation administrative concerne toutes les obligations non physiques, telles que la restitution des badges, le règlement de dettes, la désactivation des accès et le remplissage des documents nécessaires. En aviation, elle est essentielle pour le personnel ayant accès à des systèmes confidentiels ou aux opérations de vol. Des formulaires comme le GSA 1655, le NIH 2737-2 et le DA 137-2 requièrent des signatures de plusieurs services, et leur achèvement conditionne la remise du paiement ou des dossiers.

5. Autorisation médicale

L’autorisation médicale vérifie l’aptitude médicale d’un individu à l’affectation, au déploiement ou à la séparation, en documentant l’état de santé au moment du départ. Pour l’aviation, l’Annexe 1 de l’OACI régit les normes médicales pour les pilotes et contrôleurs, imposant examens physiques et vérification des dossiers. Dans l’armée, des formulaires comme le DS-1843 et l’Assessment de santé de séparation (SHA/SHPE) attestent la santé pour les droits à prestation et la responsabilité.

Lors de pandémies ou crises sanitaires, la procédure peut inclure un dépistage supplémentaire selon l’OACI ou l’OMS.

6. Désactivation de l’autorisation de sécurité

La désactivation de l’autorisation de sécurité consiste à retirer l’accès à l’information classifiée ou aux installations sécurisées. Imposée par les réglementations fédérales et aéronautiques (OACI Annexe 17, NISPOM), elle nécessite un entretien formel de sortie, la restitution des badges et la documentation des obligations légales restantes. Une désactivation immédiate est essentielle, notamment pour ceux ayant accès au côté piste ou aux infrastructures critiques.

7. Autorisation de restitution des biens

L’autorisation de restitution des biens garantit que tous les objets appartenant à l’État ou à l’organisation (uniformes, ordinateurs, radios, véhicules…) sont restitués ou justifiés. Gérée par les bureaux de la logistique, cette procédure est documentée dans les formulaires de sortie, et tout problème non résolu peut entraîner une retenue sur salaire ou des poursuites. Les manuels de sécurité aérienne (Doc 8973 OACI) soulignent l’importance du suivi des biens pour la protection des actifs et la cybersécurité.

8. Évaluation de santé de séparation (SHA) et SHPE

SHA/SHPE sont des évaluations médicales exigées avant la séparation du personnel militaire, documentant l’état de santé pour d’éventuelles futures demandes de prestations. Imposées par DoDI 6040.46 et alignées sur les normes OACI, elles intègrent un historique auto-déclaré et une évaluation clinique, avec transmission des résultats au ministère des Anciens Combattants. Le personnel aéronautique peut subir des évaluations similaires pour s’assurer que les risques professionnels sont pris en compte.

9. Programme pour membre de famille à besoins particuliers (EFMP)

L’EFMP accompagne les militaires ayant des membres de famille nécessitant des soins médicaux ou éducatifs spécifiques. Lors de la séparation ou du transfert, des étapes supplémentaires sont requises pour les ayants-droit, afin d’assurer la continuité des soins ou la clôture des dossiers. Les agences aéronautiques peuvent proposer des programmes similaires pour les affectations à distance ou à l’étranger.

10. Transfert de séparation

Le transfert de séparation décrit le passage d’une agence à une autre ou la sortie du service, sous l’égide de la réglementation de l’agence et de l’OACI/CAA. Il nécessite des actions administratives formelles (par exemple, SF-52), la réalisation de toutes les étapes de sortie et le transfert sécurisé des badges et dossiers. Le Doc 9379 de l’OACI présente les meilleures pratiques pour le transfert de licences et de dossiers en aviation.

11. Militaires d’active et membres des forces

Les militaires d’active (service militaire à temps plein) et les membres des forces sont soumis aux procédures de sortie les plus rigoureuses en raison de leurs accès sensibles. Les protocoles militaires (par exemple, Army Regulation 600-8-101, DoDI 6040.46) garantissent l’acquittement de toutes les obligations et la compréhension des responsabilités post-service.

12. Employé transféré

Un employé transféré doit restituer les biens, les accès et badges de son ancien poste, et obtenir de nouveaux badges de l’entité d’accueil. En aviation, cela inclut le transfert de licences ou de badges, réglementé par les normes de l’OACI, afin de prévenir tout accès non autorisé ou perturbation opérationnelle.

13. Principaux formulaires d’autorisation de sortie

14. Délais de la procédure de sortie

• Notification de séparation/transfert : 30 à 180 jours à l’avance
• Remise des formulaires : 14 à 30 jours avant le départ
• Autorisation médicale : Débuter 180 jours avant (militaire) ; 2–4 semaines (civil)
• Restitution des biens/badges : Avant le dernier jour de service
• Désactivation des accès sécurité : Le jour ou avant le dernier jour
• Conservation des dossiers : Au moins un an (varie selon l’agence)

15. Conséquences de la non-conformité

Une procédure de sortie incomplète peut retarder le paiement, faire perdre des avantages, entraîner des sanctions réglementaires, des failles de sécurité ou une responsabilité légale pour perte de biens. En aviation, des manquements peuvent entraîner des amendes ou la suspension des activités par la CAA ou l’OACI.

16. Circonstances particulières

Les séparations médicales ou pour invalidité, la participation à l’EFMP, les affectations à l’étranger ou les ruptures soudaines peuvent requérir des étapes adaptées, une documentation supplémentaire ou une intervention immédiate des superviseurs pour sécuriser biens et accès.

17. Foire aux questions

Q : Qui initie la procédure de sortie ?
R : L’individu, mais les superviseurs et les RH s’assurent de l’achèvement de toutes les étapes.

Q : Que faire si la personne est indisponible ?
R : Les superviseurs finalisent la procédure, documentent les obligations et informent les autorités.

Q : Les contractuels sont-ils soumis aux mêmes règles ?
R : Oui, notamment pour la restitution des biens, l’accès et les obligations médicales/sécurité.

Q : Comment sont traités les dossiers médicaux ?
R : Restitués à l’individu ou transmis à l’agence compétente (ex. : VA).

Q : Pourquoi des entretiens de sécurité de sortie ?
R : Pour rappeler les obligations légales et désactiver formellement les accès.

18. Références réglementaires

• Annexes 1, 17, Doc 8973, Doc 9379 OACI : personnel aéronautique, sécurité, gestion des dossiers
• Army Reg. 600-8-101, DoDI 6040.46 États-Unis : protocoles de séparation militaire
• Formulaires GSA, NIH, Département d’État : meilleures pratiques RH fédérales

L’autorisation de sortie—Autorisation ou séparation physique—est essentielle pour la conformité, la sécurité et la continuité opérationnelle. Que ce soit en aviation, dans le secteur militaire ou la fonction publique, des processus complets de sortie protègent les actifs, l’information et les personnes à chaque transition.