Clearance – Genehmigung oder physische Trennung: Umfassendes Glossar

Clearance—Genehmigung oder physische Trennung—ist ein zentrales Konzept im Personalmanagement der Luftfahrt, des Bundes, des Militärs und des zivilen Bereichs. Dieses Nachschlagewerk beleuchtet Definitionen, Anwendungen, rechtliche Rahmenbedingungen und praktische Abläufe anhand von Standards der Internationalen Zivilluftfahrtorganisation (ICAO), US-Regierungsrichtlinien und branchenübergreifenden Best Practices.

1. Personenfreigabe

Personenfreigabe ist ein regulierter Prozess, der sicherstellt, dass Einzelpersonen vor Trennung, Versetzung oder Statusänderung alle Verpflichtungen gegenüber der Organisation – Eigentum, Zugang, Finanzen, Verwaltung, Medizin und Sicherheit – erfüllt haben. Dies mindert Risiken wie Informationsabfluss, Vermögensverluste oder unbefugten Zugang. Clearance-Abläufe sind in Checklisten wie dem US-GSA-Formular 1655 oder dem DA-Formular 137-2 (Army Out-Processing) detailliert und werden in Behörden, Militär und Luftfahrt angewandt.

In der Luftfahrt betonen ICAO Annex 17 und Doc 9870 strenge Clearance für Personen in sensiblen Positionen (z. B. Fluglotsen, Flughafensicherheit, Wartungsingenieure), um Insider-Bedrohungen vorzubeugen und die Infrastruktur zu schützen. Alle Clearance-Schritte werden dokumentiert und für Prüfungen aufbewahrt.

2. Genehmigung

Genehmigung ist die formale Freigabe – dokumentiert mittels Formularen, elektronischen Systemen oder Schreiben –, die Rechte zum Zugang zu Ressourcen oder zur Trennung von einer Rolle erteilt oder entzieht. In der Luftfahrt verlangen ICAO Annex 1 und 17 eine explizite Genehmigung für den Zugang zu gesperrten Bereichen oder sensiblen Tätigkeiten sowie für deren Beendigung bei Ausscheiden. Fehlende ordnungsgemäße Genehmigung kann zu regulatorischen Verstößen oder Sicherheitslücken führen.

3. Physische Trennung

Physische Trennung bezeichnet das Verlassen eines Postens oder einer Organisation nach Abschluss aller Clearance-Schritte. Dazu gehören die Rückgabe von Eigentum, Deaktivierung von Zugängen und abschließende Auswertungen. Luftfahrtstandards und behördliche Protokolle schreiben einen „finalen Out-Processing“-Termin vor, um den Abschluss aller Verpflichtungen vor dem Austritt zu bestätigen; unvollständige Protokolle können zum Verlust von Leistungen oder betrieblichen Risiken führen.

4. Administrative Clearance

Administrative Clearance betrifft alle nicht-physischen Verpflichtungen, wie die Rückgabe von Ausweisen, Begleichung von Schulden, Deaktivierung von Zugängen und das Ausfüllen erforderlicher Unterlagen. In der Luftfahrt ist dies für Personal mit Zugang zu vertraulichen Systemen oder Flugbetrieb wesentlich. Formulare wie GSA 1655, NIH 2737-2 und DA 137-2 benötigen Unterschriften mehrerer Abteilungen, deren Abschluss mit der Freigabe von Gehalt oder Unterlagen verknüpft ist.

5. Medizinische Clearance

Medizinische Clearance überprüft die medizinische Eignung einer Person für einen Einsatz, eine Versetzung oder Trennung und dokumentiert den Gesundheitszustand beim Austritt. Für die Luftfahrt regelt ICAO Annex 1 medizinische Standards für Piloten und Lotsen, mit erforderlichen Untersuchungen und Aktenprüfungen. Im Militär dokumentieren Formulare wie DS-1843 und das Separation Health Assessment (SHA/SHPE) den Gesundheitsstatus für Leistungsansprüche und Haftungsfragen.

Während Pandemien oder Gesundheitskrisen kann die Clearance zusätzliche Untersuchungen gemäß ICAO- oder WHO-Richtlinien erfordern.

6. Sicherheitsfreigabe-Deaktivierung

Sicherheitsfreigabe-Deaktivierung ist der Entzug des Zugangs zu Verschlusssachen oder gesicherten Bereichen. Vorgeschrieben durch bundesstaatliche und luftfahrtspezifische Vorschriften (z. B. ICAO Annex 17, NISPOM), umfasst sie ein formales Abschlussgespräch, die Rückgabe von Ausweisen und die Dokumentation fortbestehender rechtlicher Verpflichtungen. Eine sofortige Deaktivierung ist besonders für Personen mit Zugang zu Sicherheits- oder kritischer Infrastruktur unerlässlich.

7. Eigentumsfreigabe

Eigentumsfreigabe stellt sicher, dass alle im Besitz der Organisation befindlichen Gegenstände (z. B. Uniformen, Computer, Funkgeräte, Fahrzeuge) zurückgegeben oder erfasst werden. Verwaltet von Logistik-/Sachbearbeitungsstellen, wird dieser Prozess in Clearance-Formularen dokumentiert; ungelöste Fälle können Gehaltsabzüge oder rechtliche Schritte nach sich ziehen. Luftfahrtsicherheits-Handbücher (ICAO Doc 8973) unterstreichen die Bedeutung der Eigentumsnachverfolgung für Vermögens- und Cyberschutz.

8. Separation Health Assessment (SHA) und SHPE

SHA/SHPE sind medizinische Bewertungen, die vor der Trennung von Militärpersonal vorgeschrieben sind und den Gesundheitszustand für spätere Leistungsanträge dokumentieren. Vorgeschrieben durch DoDI 6040.46 und im Einklang mit ICAO-Standards, umfassen sie eine Selbstauskunft und eine klinische Untersuchung; Ergebnisse werden an das Veterans Affairs übermittelt. Luftfahrtpersonal kann ähnliche Untersuchungen absolvieren, um berufsbedingte Gesundheitsrisiken zu erfassen.

9. Exceptional Family Member Program (EFMP)

EFMP unterstützt Angehörige von Dienstleistenden mit besonderem medizinischen oder pädagogischen Förderbedarf. Bei Trennung oder Versetzung müssen zusätzliche Clearance-Schritte für Angehörige erfolgen, um fortlaufende Versorgung oder ordnungsgemäßen Abschluss sicherzustellen. Luftfahrtbehörden können vergleichbare Programme für Auslands- oder entlegene Einsätze betreiben.

10. Separation Transfer

Separation Transfer beschreibt den Wechsel zwischen Behörden oder den Austritt aus dem Dienst, geregelt durch interne und ICAO/CAA-Vorschriften. Er erfordert formale Personalmaßnahmen (z. B. SF-52), Erfüllung aller Clearance-Punkte und gesicherte Übergabe von Ausweisen und Unterlagen. ICAO Doc 9379 beschreibt Best-Practices für Lizenz- und Aktenübertragungen in der Luftfahrt.

11. Aktiver Dienst und Dienstleistende

Aktiver Dienst (Vollzeit-Militärdienst) und Dienstleistende unterliegen den strengsten Clearance-Routinen aufgrund sensibler Zugänge. Militärprotokolle (z. B. Army Regulation 600-8-101, DoDI 6040.46) stellen sicher, dass alle Verpflichtungen erfüllt und Nachdienst-Verpflichtungen verstanden werden.

12. Wechselnde Mitarbeitende

Ein wechselnder Mitarbeitender muss Eigentum, Zugänge und Ausweise am bisherigen Einsatzort abgeben, wobei neue Ausweise von der neuen Stelle ausgestellt werden. In der Luftfahrt schließt dies die Übertragung von Lizenzen oder Ausweisen ein, wie es die ICAO-Standards verlangen, um unbefugten Zugang oder Betriebsstörungen zu verhindern.

13. Wichtige Clearance-Formulare

14. Clearance-Zeitpläne

• Benachrichtigung Trennung/Versetzung: 30–180 Tage im Voraus
• Formularausgabe: 14–30 Tage vor Austritt
• Medizinische Clearance: 180 Tage vorher (Militär); 2–4 Wochen (zivil)
• Eigentums-/Ausweisrückgabe: Vor dem letzten Arbeitstag
• Sicherheitsdeaktivierung: Am/vor dem letzten Tag
• Aufbewahrung der Unterlagen: Mindestens ein Jahr (je nach Behörde unterschiedlich)

15. Folgen der Nichteinhaltung

Unvollständige Clearance kann Gehaltsverzögerungen, Verlust von Leistungen, regulatorische Maßnahmen, Sicherheitslücken oder rechtliche Haftung für verlorenes Eigentum nach sich ziehen. In der Luftfahrt können Verstöße zu Geldbußen oder Betriebsaussetzungen durch CAA oder ICAO führen.

16. Besondere Umstände

Medizinische oder behinderungsbedingte Trennungen, EFMP-Teilnahme, Auslandsstationierungen oder plötzliche Kündigungen können angepasste Clearance-Schritte, zusätzliche Unterlagen oder sofortiges Handeln der Vorgesetzten zur Sicherung von Eigentum und Zugang erfordern.

17. Häufig gestellte Fragen

F: Wer startet den Clearance-Prozess?
A: Die betreffende Person, aber Vorgesetzte und HR stellen sicher, dass alle Schritte abgeschlossen sind.

F: Was, wenn die Person nicht verfügbar ist?
A: Vorgesetzte schließen die Clearance ab, dokumentieren Verpflichtungen und informieren die Behörden.

F: Auftragnehmende – gleiche Regeln?
A: Ja, insbesondere hinsichtlich Eigentum, Zugängen sowie medizinischer und sicherheitsrelevanter Verpflichtungen.

F: Wie werden medizinische Unterlagen behandelt?
A: Sie werden der betreffenden Person zurückgegeben oder an die zuständige Stelle (z. B. VA) weitergeleitet.

F: Sicherheitsbriefings – warum notwendig?
A: Um an rechtliche Verpflichtungen zu erinnern und den Zugang formell zu deaktivieren.

18. Rechtliche Referenzen

• ICAO Annex 1, 17, Doc 8973, Doc 9379: Personal, Sicherheit und Aktenmanagement in der Luftfahrt
• U.S. Army Reg. 600-8-101, DoDI 6040.46: Trennungsprotokolle Militär
• GSA, NIH, State Dept. Clearance-Formulare: Bundesweite HR-Best-Practices

Clearance—Genehmigung oder physische Trennung—ist entscheidend für Compliance, Sicherheit und betriebliche Kontinuität. Ob in der Luftfahrt, im Militär oder im öffentlichen Dienst: Umfassende Clearance-Prozesse schützen Vermögenswerte, Informationen und Menschen bei jedem Übergang.