Verfahren – Festgelegte Arbeitsmethode

Was ist ein Verfahren?

Ein Verfahren ist eine formell dokumentierte, strukturierte Abfolge von Anweisungen, die vorgibt, wie eine bestimmte Aufgabe oder ein Prozess durchgeführt werden soll, um vorhersehbare und regelkonforme Ergebnisse zu erzielen. Verfahren bilden das Rückgrat der betrieblichen Disziplin, insbesondere in stark regulierten Sektoren wie Luftfahrt, Gesundheitswesen, Fertigung und IT.

In diesen Umgebungen werden Verfahren sorgfältig ausgearbeitet, um sicherzustellen, dass jeder Schritt – ganz gleich, ob routinemäßig oder komplex – korrekt und sicher ausgeführt wird. Dies ermöglicht es Organisationen nicht nur, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, sondern minimiert auch menschliche Fehler, unterstützt Schulungen und verbessert insgesamt Qualität und Effizienz.

Verfahren sind keine optionalen oder unverbindlichen Richtlinien. Sie sind verbindliche Vorgaben, die häufig Audits und rechtlicher Prüfung unterliegen. Abweichungen von Verfahren sind nur mit Genehmigung erlaubt, etwa in Ausnahme- oder Notfallsituationen, und solche Abweichungen werden in der Regel zur Überprüfung dokumentiert.

Festgelegte Arbeitsmethode

Das Konzept der festgelegten Arbeitsmethode ist zentral für Hochzuverlässigkeitsorganisationen. Es bedeutet, dass Aufgaben jedes Mal in einer einheitlichen, kodifizierten Weise ausgeführt werden, sodass kaum Raum für Unklarheiten oder Improvisation bleibt.

Beispielsweise verlangt in der Luftfahrt ICAO Annex 6, dass jeder Betreiber ein Betriebshandbuch mit allen normalen und Notfallverfahren vorhält, das von Flugbesatzungen und Bodenpersonal befolgt werden muss. Diese Verfahren werden von Aufsichtsbehörden überprüft und genehmigt; ihre Anwendung wird durch Schulungen, Audits und regelmäßige Bewertungen sichergestellt.

Standardisierung durch Verfahren gewährleistet:

• Konsistenz: Aufgaben werden immer auf die gleiche Weise erledigt, unabhängig davon, wer sie ausführt.
• Sicherheit: Risiken werden durch dokumentierte Schritte und Kontrollen antizipiert und gemindert.
• Compliance: Verfahren integrieren gesetzliche und regulatorische Anforderungen.
• Übertragbarkeit: Best Practices werden team- und standortübergreifend verbreitet und repliziert.

Warum sind Verfahren wichtig?

Verfahren sind die Grundlage für das sichere, effiziente und regelkonforme Funktionieren von Organisationen. Ihre Vorteile umfassen:

• Standardisierung: Sie stellen sicher, dass alle Aufgaben auf die gleiche Weise ausgeführt werden, was die Variabilität reduziert und die Qualität unterstützt.
• Qualitätssicherung: Verfahren definieren Kontrollpunkte und Abnahmekriterien und bilden das Herzstück von Qualitätsmanagementsystemen.
• Risikominimierung: Durch das Antizipieren von Fehlerquellen und das Einbetten von Kontrollen minimieren Verfahren die Wahrscheinlichkeit und das Ausmaß menschlicher Fehler.
• Regulatorische Compliance: Überprüfbare Verfahren sind oft gesetzlich vorgeschrieben und belegen die Einhaltung von Gesetzen und Standards.
• Schulung: Verfahren beschleunigen das Onboarding und den Wissenstransfer durch klare, umsetzbare Anweisungen.
• Überprüfbarkeit: Dokumentierte Verfahren schaffen eine Grundlage für interne und externe Audits, Vorfalluntersuchungen und kontinuierliche Verbesserung.
• Krisenmanagement: Im Notfall gewährleistet der schnelle Zugriff auf Verfahren eine koordinierte und zügige Reaktion.

Zentrale Begriffe im Verfahrensmanagement

Aufbau und Bestandteile eines Verfahrens

Ein gut gestaltetes Verfahren ist klar, prägnant und logisch aufgebaut. Typische Hauptabschnitte sind:

• Titel und Kopfzeile: Verfahrensname, eindeutige Kennung, Version, Schlüsselwörter.
• Zweck: Zielsetzung und Begründung.
• Geltungsbereich: Anwendbarkeit – wer, was, wo und wann.
• Referenzen: Vorschriften, Standards oder verwandte Dokumente.
• Begriffsdefinitionen: Erläuterung technischer Begriffe und Abkürzungen.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer macht was in welchem Schritt.
• Detaillierte Anweisungen: Abfolge der Schritte, Entscheidungspunkte und Verifikationen.
• Ressourcen/Werkzeuge: Benötigte Ausrüstung oder Materialien.
• Sicherheit und Compliance: Erforderliche Kontrollen und Gefahrenhinweise.
• Fehlerbehebung/Kontingenz: Hinweise zu typischen Problemen oder Abweichungen.
• Anhänge/Visualisierungen: Checklisten, Flussdiagramme, Abbildungen.
• Revisionshistorie: Dokumentation von Aktualisierungen und Freigaben.
• Genehmigungsunterschriften: Autorisierung und Verantwortlichkeit.

Diese Struktur gewährleistet Vollständigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Durchsetzbarkeit, wie es etwa in ISO 9001 und ICAO-Dokumentationen empfohlen wird.

Arten von Verfahren

1. Standardarbeitsanweisungen (SOPs)

SOPs bieten klare, schrittweise Anweisungen für routinemäßige oder wiederkehrende Aufgaben. Sie sind auf Konsistenz, Sicherheit und Effizienz ausgelegt und werden oft durch Checklisten oder digitale Tools unterstützt.

Beispielhafte SOP-Anwendungen:

• Vorflug-Checks durch die Flugbesatzung
• Geräteinspektion in der Fertigung
• Medikamentenverabreichung im Gesundheitswesen

2. Method of Procedure (MOP)

MOPs werden für komplexe, nicht routinemäßige oder risikoreiche Aufgaben eingesetzt, die teamübergreifende Koordination und detaillierte Überprüfung erfordern.

Beispielhafte MOP-Anwendungen:

• Überholung eines Flugzeugtriebwerks
• Migration von Servern im Rechenzentrum
• Inbetriebnahme neuer Produktionsanlagen

3. Notfallarbeitsanweisungen (EOP)

EOPs beschreiben Sofortmaßnahmen für Ausnahme- oder Krisensituationen und nutzen eine eindeutige, direkte Sprache zur Unterstützung einer schnellen Reaktion.

Beispielhafte EOP-Anwendungen:

• Reaktion auf Triebwerksausfall in der Luftfahrt
• Medizinische Notfallreaktion im Krankenhaus
• Notfallwiederherstellung in der IT

Verfahren in verschiedenen Branchen

Luftfahrt:
Verfahren regeln alle Abläufe, von Flugoperationen über Wartung bis zur Flugsicherung, wie von ICAO, EASA und FAA vorgeschrieben.

Gesundheitswesen:
Verfahren standardisieren die Patientenversorgung, den Umgang mit Medikamenten und Notfallmaßnahmen, um Patientensicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Fertigung:
Verfahren steuern Gerätebedienung, Wartung, Qualitätsprüfungen und Reaktion auf Zwischenfälle.

IT/Rechenzentren:
Verfahren regeln System-Updates, Backups, Sicherheitsaktualisierungen und Katastrophenwiederherstellung.

Hotellerie:
Verfahren sorgen für Konsistenz in der Servicebereitstellung, Lebensmittelsicherheit und Evakuierung im Notfall.

Best Practices für die Entwicklung und Pflege von Verfahren

• Nutzerbeteiligung: Beziehen Sie die Personen ein, die das Verfahren anwenden werden, bei Gestaltung und Test.
• Klarheit: Verwenden Sie einfache, direkte Sprache; definieren Sie alle Fachbegriffe.
• Logische Abfolge: Ordnen Sie die Schritte logisch, nutzen Sie Listen und Schaubilder, wo hilfreich.
• Klare Rollen: Legen Sie fest, wer für jeden Schritt oder jede Entscheidung verantwortlich ist.
• Sicherheit & Compliance: Binden Sie relevante Sicherheitsmaßnahmen und regulatorische Verweise ein.
• Validierung: Testen Sie Verfahren in realistischen Szenarien, bevor sie eingeführt werden.
• Versionskontrolle: Verfolgen Sie Änderungen und stellen Sie sicher, dass nur die aktuellste Version verwendet wird.
• Schulung: Bieten Sie leicht zugängliche Schulungs- und Referenzmaterialien.
• Regelmäßige Überprüfung: Aktualisieren Sie Verfahren nach Audits, Vorfällen oder regulatorischen Änderungen.

Vorlagen & Beispiele für Verfahren

Beispiel-SOP Fertigung

Titel: Tägliche Inbetriebnahme CNC-Maschine
Zweck: Sichere, optimale Maschineninbetriebnahme
Geltungsbereich: Bediener Produktionslinie 2
Schritte:

1. Flüssigkeiten prüfen
2. Schutzvorrichtungen kontrollieren
3. In Reihenfolge einschalten
4. Spindel aufwärmen
5. Abschluss protokollieren

Beispiel-MOP IT

Titel: Servermigration
Ziel: Ausfallzeiten minimieren
Schritte:

1. Stakeholder informieren
2. Systeme sichern
3. Server herunterfahren und umziehen
4. Einschalten und testen
5. Ergebnisse dokumentieren

Beispiel-EOP Gesundheitswesen

Titel: Code Blue (Herzstillstand)
Geltungsbereich: Intensivstationspersonal
Schritte:

1. Notfallteam alarmieren
2. Reanimation starten
3. Defibrillator einsetzen
4. Medikamente verabreichen
5. Maßnahmen dokumentieren

Fehlerbehebung und Notfallplanung

Effektive Verfahren enthalten Abschnitte zur Fehlerbehebung, die Anwendern bei der Lösung gängiger Probleme helfen und Eskalationskontakte für ungelöste Fälle angeben. Scheitert z. B. ein Wartungsschritt, kann das Verfahren anweisen, Verbindungen zu prüfen oder den Technik-Support einzuschalten.

Fallstricke bei der Verfahrensentwicklung

• Unklarheit: Vage Anweisungen führen zu Fehlern.
• Veraltete Dokumente: Verfahren müssen nach jedem Prozess- oder Regulierungswechsel aktualisiert werden.
• Fehlende Nutzerbeteiligung: Anwender müssen eingebunden werden, um Praxistauglichkeit zu gewährleisten.
• Unvollständige Schritte: Jeder Handgriff, jede Kontrolle und Entscheidung muss dokumentiert werden.
• Vernachlässigung von Compliance/Sicherheit: Fehlende rechtliche oder sicherheitsrelevante Vorgaben erhöhen das Risiko.

Regulatorische Anforderungen

Organisationen wie ICAO, EASA und FAA verlangen die Erstellung und Pflege von Verfahren für alle kritischen Abläufe. Verfahren müssen:

• Klar, prägnant und unter Betriebsbedingungen anwendbar sein
• In Schulungen und Qualitätsmanagementsystemen integriert werden
• Regelmäßig überprüft und auditierbar sein

Verfahren im Sicherheitsmanagementsystem (SMS)

Verfahren sind integraler Bestandteil der Gefahrenidentifikation, Risikobewertung, Notfallmaßnahmen und kontinuierlichen Verbesserung im Rahmen eines SMS. Sie liefern die Struktur für sichere Abläufe und dokumentieren gewonnene Erkenntnisse für die zukünftige Optimierung.

Digitalisierung von Verfahren

Moderne Organisationen setzen Verfahren über digitale Plattformen um – Mobile Apps, elektronische Flight Bags, Workflow-Tools und Intranetportale. Digitale Verfahren bieten Echtzeitzugriff, automatisierte Versionskontrolle, integrierte Checklisten und Nutzungsanalysen, erhöhen die Compliance und reduzieren Fehler.

Zusammenfassung

Ein Verfahren ist mehr als eine Anweisung – es ist ein zentrales Steuerungsinstrument für Sicherheit, Qualität, Compliance und Effizienz in allen Branchen. Gut gestaltete, regelmäßig aktualisierte Verfahren ermöglichen es Organisationen, auch in komplexen und stark regulierten Umgebungen verlässliche, sichere und gesetzeskonforme Abläufe zu gewährleisten.