Déclaration – Déclaration formelle – Documentation

Qu’est-ce qu’une Déclaration ?

Une déclaration est une assertion formelle et écrite par laquelle un individu ou une organisation communique des faits, des intentions ou des convictions de manière officielle et structurée. Les déclarations sont fondamentales dans les environnements juridiques, réglementaires, commerciaux et aéronautiques, servant d’enregistrements attestés pour la conformité, la déclaration d’incident et la communication d’informations officielles.

En aviation, les déclarations sont cruciales pour la douane, l’immigration, la santé et surtout pour le transport sécurisé des marchandises dangereuses, comme l’exigent les autorités internationales telles que l’OACI (Organisation de l’Aviation Civile Internationale). Ces documents sont généralement formatés selon les normes réglementaires, signés par le déclarant, et peuvent nécessiter une notarisation ou un témoignage officiel pour leur validité juridique. Les fausses déclarations peuvent entraîner de lourdes sanctions, soulignant ainsi leur importance pour la sécurité et la conformité.

Objectif et Fonction

Le but d’une déclaration est de fournir un compte rendu officiel et vérifiable des faits, du statut de conformité ou des intentions. Dans les contextes civils et aéronautiques, les déclarations fondent la confiance, la responsabilité et la transparence :

• Opérations douanières : Informer les autorités du contenu des cargaisons et passagers pour l’évaluation des risques, le calcul des droits et l’application des lois.
• Conformité réglementaire : Attester du respect des exigences de navigabilité, d’exploitation ou de licence.
• Témoignage légal : Servir de témoignage écrit sous peine de parjure, souvent équivalent à un témoignage oral devant un tribunal.
• Enquête sur accident ou incident : Constituer une partie clé des dossiers factuels permettant aux autorités de reconstituer les événements et de déterminer les causes.
• Notification officielle : Informer les organismes réglementaires de tout changement de propriété, de statut opérationnel ou de structure organisationnelle.

Les déclarations soutiennent les pistes d’audit et les archives historiques, fournissant des références autorisées pour la conformité, l’exécution et la sécurité.

Termes clés et définitions

La compréhension de la terminologie de base est essentielle pour préparer et interpréter les déclarations :

• Lettre de déclaration : Communication écrite formelle attestant des faits ou des intentions, souvent pour des notifications d’incident ou de conformité.
• Formulaire de déclaration : Document standardisé pour recueillir des informations spécifiques et obtenir des déclarations officielles (ex. : Déclaration de l’expéditeur OACI pour marchandises dangereuses).
• Affidavit : Déclaration de fait faite sous serment, attestée par un notaire ou un officier.
• Déclaration statutaire : Exigée par la loi, effectuée devant un témoin habilité.
• Auto-déclaration : Déclaration à propos de soi-même, souvent pour l’aptitude médicale ou la conformité.
• Déclarant : La personne ou entité qui fait et signe la déclaration.
• Documents justificatifs : Preuves jointes pour étayer les déclarations (ex. : manifestes, certificats).
• Parjure : Infraction pénale consistant à faire sciemment de fausses déclarations dans une déclaration.
• Annexe : Pièce jointe étiquetée à l’appui du contenu de la déclaration.
• Notarisation : Procédure de validation officielle d’une déclaration par un notaire.

Types de Déclarations

Les déclarations prennent de nombreuses formes, adaptées aux besoins réglementaires et opérationnels :

• Déclaration légale : Déclaration écrite destinée aux tribunaux ou autorités réglementaires—utilisée dans les enquêtes, la conformité ou la délivrance de licences.
• Affidavit : Déclaration sous serment, juridiquement contraignante et souvent requise pour les procédures judiciaires.
• Déclaration statutaire : Imposée pour des besoins juridiques ou procéduraux spécifiques (identité, éligibilité, conformité).
• Auto-déclaration : Sert à attester d’un statut personnel (santé, formation, casier judiciaire).
• Déclaration de changement d’adresse : Informe les autorités ou organisations d’un changement d’adresse.
• Déclaration d’entreprise : Certifie la conformité aux normes ou annonce des changements officiels.
• Déclaration fiscale : Déclare des informations financières aux autorités douanières ou fiscales.
• Déclaration médicale : Indique l’état de santé ou l’aptitude au travail—obligatoire en aviation pour la délivrance des licences d’équipage.
• Déclaration d’emploi : Confirme le statut ou l’éligibilité à l’emploi.
• Déclarations spécialisées : Pour des contextes particuliers, ex. : Covid-19, âge, ou exigences opérationnelles spécifiques.

Utilisation des Déclarations

Les déclarations garantissent la conformité réglementaire, la preuve et la transparence dans de nombreux contextes :

• Procédures judiciaires : Soumises comme preuve ou témoignage devant les tribunaux et lors des enquêtes.
• Opérations commerciales : Certifient la conformité réglementaire, les changements officiels ou la gestion de la qualité.
• Affaires personnelles : Utilisées pour la vérification d’identité, la résidence ou le statut marital.
• Administration/Gouvernement : Exigées pour la douane, l’immigration et la fiscalité.
• Santé : Déclarations médicales pour l’état de santé de l’équipage et des passagers.
• Utilisations spécifiques à l’aviation :
  • Marchandises dangereuses : L’OACI Doc 9284 impose des déclarations détaillées pour les expéditions de matières dangereuses.
  • Entrée/Sortie : Manifestes d’équipage et de passagers requis pour les franchissements de frontières.

Les déclarations sont également essentielles pour les notifications opérationnelles (ex. : changements d’itinéraire, transferts de propriété) et pour soutenir la certification et la délivrance de licences.

Formulaires et documentation de Déclaration

Un formulaire de déclaration est un document standardisé, souvent réglementaire, destiné à recueillir les informations nécessaires et à obtenir une déclaration officielle :

Éléments clés :

• Titre : Objet du formulaire.
• Section d’identification : Informations personnelles ou organisationnelles du déclarant.
• Déclaration : Assertion formelle faisant référence aux lois ou règlements applicables.
• Signature et date : Attestation par le déclarant.
• Approbation officielle : Signature ou tampon d’une autorité si requis.
• Pièces jointes : Preuves telles que manifestes, certificats ou reçus.

Normes OACI :
L’Annexe 9 de l’OACI prévoit des formulaires standardisés pour l’uniformité internationale (ex. : manifestes d’équipage/passagers, déclarations de cargaison). Les formulaires électroniques sont de plus en plus courants, intégrés aux systèmes numériques pour plus d’efficacité.

Les formulaires doivent être remplis avec précision ; toute erreur peut entraîner des retards ou des problèmes juridiques. Les formulaires aéronautiques sont souvent conservés pour les audits et les enquêtes.

Composants d’une Déclaration

Une déclaration complète comprend généralement :

• En-tête : Nom, adresse, contact et organisation/licence du déclarant.
• Date : Date de la déclaration.
• Informations du destinataire : Destinataire ou autorité concernée.
• Objet/Titre : But de la déclaration.
• Début de la déclaration : Identité du déclarant, autorité et résumé de l’objet.
• Corps de la déclaration : Informations factuelles détaillées, organisées logiquement, avec références.
• Détails justificatifs : Preuves telles que numéros de série ou dates.
• Pièces jointes/Annexes : Documents justificatifs étiquetés et référencés.
• Clôture : Affirmation de véracité, souvent sous peine de parjure.
• Bloc de signature : Signature et nom en clair du déclarant ; témoin ou notaire si nécessaire.
• Coordonnées : Pour suivi ou vérification.

Les déclarations spécifiques à l’aviation peuvent inclure des codes réglementaires ou des détails de vol.

Étapes pour rédiger une déclaration ou lettre de déclaration

1. Rassembler les informations : Collectez tous les faits et documents pertinents.
2. Identifier le destinataire et l’objet : Connaître le public visé et la raison de la déclaration.
3. Structurer le brouillon : Utilisez un modèle ou une trame avec les sections standards.
4. Rédiger l’introduction : Indiquez votre identité, votre rôle et votre lien avec le sujet.
5. Exposer les faits : Organisez l’information de façon claire, en paragraphes ou en listes.
6. Joindre des documents justificatifs : Joignez et étiquetez toutes les preuves.
7. Ajouter la formule de clôture : Affirmez la véracité sous peine de parjure.
8. Signer et dater : Incluez le déclarant et, si requis, le témoin/notaire.
9. Relire et vérifier : Assurez clarté et exactitude.
10. Soumettre ou distribuer : Envoyez via le canal requis et conservez des copies.

Exemples et modèles

Déclaration de changement d’adresse (Exemple aéronautique) :

Capitaine Anna Lee
Opérations de flotte, SkyHigh Airways
Hangar 4, Aéroport International, Nouvelle Ville, NC 28000
anna.lee@skyhigh.com   +1 (555) 777-4444

Date : 2024-04-21

À : Autorité de délivrance des licences aéronautiques
Objet : Déclaration de changement d’adresse

Je, capitaine Anna Lee, déclare qu’à compter du 15 avril 2024, mon adresse change de 123 Pilot Way à Hangar 4, Aéroport International, Nouvelle Ville, NC 28000. Merci de mettre à jour vos dossiers en conséquence.

Cordialement,
Anna Lee

Déclaration légale (Incident aéronef) :

Déclaration de Michael Brown

Je, Michael Brown, déclare ce qui suit :

1. Je suis ingénieur de maintenance aéronautique agréé, employé chez AeroFix Ltd.
2. Le 12 mars 2024, j’ai effectué une maintenance de routine sur l’aéronef N123AB.
3. Lors de cette inspection, j’ai identifié une conduite hydraulique usée et l’ai signalée au superviseur de maintenance, comme documenté dans le registre joint (Annexe A).
4. L’aéronef a été immobilisé en attente du remplacement de la pièce.

Je déclare sous peine de parjure que ce qui précède est vrai et exact.

Date : 13 mars 2024
Signature : ____________________
Michael Brown

Déclaration de l’expéditeur pour marchandises dangereuses (Exemple OACI Doc 9284) :

Expéditeur : GlobalChem Inc., 1000 Industry Rd, Dallas, TX 75001
Destinataire : AeroLogistics, 89 Airport Blvd, Houston, TX 77001
Nature des marchandises : UN3480 Batteries au lithium-ion
Quantité : 10 colis, 25 kg chacun
Instruction d’emballage : PI 965, Section IA

Je déclare par la présente que le contenu de cet envoi est correctement et complètement décrit ci-dessus par le nom d’expédition approprié, est classé, emballé, marqué et étiqueté/plaqué, et qu’il est en tous points conforme aux réglementations gouvernementales internationales et nationales applicables.

Date : 2024-05-01
Signature : ____________________
Nom : Jane Doe, Responsable expéditions

Les déclarations constituent la base de la documentation officielle et de la conformité réglementaire en aviation et dans de nombreux autres domaines. Leur préparation et leur soumission appropriées garantissent la protection juridique, l’efficacité opérationnelle et la sécurité de toutes les parties prenantes.