Desvinculación – Autorización o Separación Física: Glosario Integral

La Desvinculación—Autorización o Separación Física—es un concepto fundamental en la gestión de personal en aviación, ámbitos federales, militares y civiles. Esta referencia explora sus definiciones, aplicaciones, marcos legales y procedimientos prácticos, tomando como base los estándares de la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI), directivas gubernamentales de EE. UU. y las mejores prácticas intersectoriales.

1. Desvinculación de Personal

La desvinculación de personal es un proceso regulado que asegura que las personas hayan cumplido todas las obligaciones organizacionales—bienes, accesos, financieras, administrativas, médicas y de seguridad—antes de separarse, transferirse o cambiar de estatus. Esto mitiga riesgos de fuga de información, pérdida de activos o accesos no autorizados. Las rutinas de desvinculación se detallan en listas de verificación, como el Formulario 1655 de la GSA de EE. UU. o el Formulario DA 137-2 (Army Out-Processing), y se aplican en organismos gubernamentales, militares y de aviación.

En aviación, el Anexo 17 y el Doc 9870 de la OACI enfatizan la rigurosidad de la desvinculación para personas en roles sensibles (por ejemplo, controladores aéreos, seguridad aeroportuaria, ingenieros de mantenimiento) para prevenir amenazas internas y proteger la infraestructura. Todos los pasos de desvinculación se documentan y conservan para auditoría.

2. Autorización

La autorización es la aprobación formal—documentada mediante formularios, sistemas electrónicos o cartas—que otorga o revoca derechos de acceso a recursos o para desvincularse de un cargo. En aviación, los Anexos 1 y 17 de la OACI requieren autorización explícita para el acceso a áreas restringidas u operaciones sensibles, así como para su terminación al separarse. La falta de autorización adecuada puede derivar en violaciones regulatorias o brechas de seguridad.

3. Separación Física

La separación física se refiere al acto de dejar un puesto u organización, tras completar todos los pasos de desvinculación. Esto incluye la devolución de bienes, desactivación de accesos y entrevistas finales. Los estándares de aviación y los protocolos gubernamentales estipulan una cita de “salida final” para certificar el cumplimiento de todas las obligaciones antes de salir, y los protocolos incompletos pueden resultar en la pérdida de beneficios o riesgos operativos.

4. Desvinculación Administrativa

La desvinculación administrativa abarca todas las obligaciones no físicas, como devolver credenciales, saldar deudas, desactivar accesos y completar la documentación requerida. En aviación, esto es vital para quienes tienen acceso a sistemas confidenciales u operaciones de vuelo. Formularios como el GSA 1655, NIH 2737-2 y DA 137-2 requieren firmas de varios departamentos, y su finalización está vinculada a la liberación de pagos o registros.

5. Aprobación Médica

La aprobación médica verifica la aptitud médica de una persona para una asignación, despliegue o separación, documentando su estado de salud al salir. Para aviación, el Anexo 1 de la OACI regula los estándares médicos para pilotos y controladores, requiriendo exámenes físicos y revisión de registros. En el ámbito militar, formularios como el DS-1843 y la Evaluación de Salud al Separarse (SHA/SHPE) documentan el estado de salud para beneficios y responsabilidades.

Durante pandemias o crisis sanitarias, la desvinculación puede implicar controles adicionales según la OACI o la OMS.

6. Desactivación de la Aprobación de Seguridad

La desactivación de la aprobación de seguridad es el retiro del acceso a información clasificada o instalaciones seguras. Exigido por regulaciones federales y de aviación (por ejemplo, Anexo 17 de la OACI, NISPOM), requiere una entrevista formal, devolución de credenciales y documentación de las obligaciones legales continuas. Es fundamental la desactivación inmediata, especialmente para quienes tienen acceso a zonas aeroportuarias o infraestructuras críticas.

7. Desvinculación de Bienes

La desvinculación de bienes garantiza que todos los elementos propiedad del gobierno u organización (por ejemplo, uniformes, computadoras, radios, vehículos) sean devueltos o se registre su estado. Gestionado por oficinas de logística/bienes, este proceso se documenta en formularios de desvinculación, y los problemas no resueltos pueden derivar en deducciones de pago o acciones legales. Los manuales de seguridad en aviación (OACI Doc 8973) subrayan la importancia del seguimiento de bienes para la protección de activos y cibernética.

8. Evaluación de Salud al Separarse (SHA) y SHPE

La SHA/SHPE son evaluaciones médicas requeridas antes de la separación del personal militar, documentando la salud para futuras reclamaciones de beneficios. Exigidas por la DoDI 6040.46 y alineadas con los estándares de la OACI, incluyen historial autoinformado y evaluación clínica, y los resultados se comparten con el Departamento de Asuntos de Veteranos. El personal de aviación puede someterse a evaluaciones similares para abordar riesgos de salud ocupacional.

9. Programa para Familias con Necesidades Especiales (EFMP)

El EFMP apoya a los miembros del servicio con familiares que requieren atención médica o educativa especial. Durante la separación o traslado, los miembros deben completar pasos adicionales de desvinculación para sus dependientes, asegurando la continuidad de la atención o el cierre adecuado del caso. Las agencias de aviación pueden operar programas similares para asignaciones remotas o en el extranjero.

10. Transferencia por Separación

La transferencia por separación describe el movimiento entre organismos o fuera del servicio, regido por las regulaciones de la agencia y la OACI/CAA. Requiere acciones formales de personal (por ejemplo, SF-52), cumplimiento de todos los puntos de desvinculación y transferencia segura de credenciales y registros. El Doc 9379 de la OACI describe las mejores prácticas para la transferencia de licencias y registros en aviación.

11. Servicio Activo y Miembros del Servicio

El servicio activo (servicio militar a tiempo completo) y los miembros del servicio enfrentan los procesos de desvinculación más estrictos debido al acceso sensible. Los protocolos militares (por ejemplo, Army Regulation 600-8-101, DoDI 6040.46) aseguran que todas las obligaciones estén cumplidas y las responsabilidades posteriores al servicio sean comprendidas.

12. Empleado en Transferencia

Un empleado en transferencia debe desvincularse de bienes, accesos y credenciales del puesto de salida, y se le emiten nuevas credenciales en la entidad receptora. En aviación, esto incluye la transferencia de licencias o credenciales, regulada por los estándares de la OACI, para evitar accesos no autorizados o interrupciones operativas.

13. Formularios Clave de Desvinculación

14. Cronogramas de Desvinculación

• Notificación de separación/transferencia: 30–180 días de anticipación
• Emisión de formularios: 14–30 días antes de la salida
• Aprobación médica: Iniciar 180 días antes (militar); 2–4 semanas (civil)
• Devolución de bienes/credenciales: Antes del último día laborable
• Desactivación de seguridad: En o antes del último día
• Retención de registros: Al menos un año (varía según la agencia)

15. Consecuencias del Incumplimiento

La desvinculación incompleta puede retrasar pagos, hacer perder beneficios, acarrear acciones regulatorias, brechas de seguridad o responsabilidad legal por bienes perdidos. En aviación, las omisiones pueden conllevar multas o suspensiones operativas por parte de la CAA o la OACI.

16. Circunstancias Especiales

Separaciones médicas o por discapacidad, participación en EFMP, destinaciones en el extranjero o despidos inmediatos pueden requerir pasos de desvinculación adaptados, documentación adicional o acción inmediata de los supervisores para asegurar bienes y accesos.

17. Preguntas Frecuentes

P: ¿Quién inicia el proceso de desvinculación?
R: La persona interesada, pero los supervisores y RRHH aseguran que todos los pasos estén completos.

P: ¿Qué sucede si la persona no está disponible?
R: Los supervisores finalizan la desvinculación, documentan las obligaciones y notifican a las autoridades.

P: ¿Contratistas—mismas reglas?
R: Sí, especialmente en lo relativo a bienes, accesos y obligaciones médicas/de seguridad.

P: ¿Cómo se gestionan los registros médicos?
R: Se devuelven a la persona o se envían a la agencia correspondiente (por ejemplo, VA).

P: ¿Por qué son necesarias las entrevistas de seguridad?
R: Para recordar las obligaciones legales y desactivar formalmente el acceso.

18. Referencias Regulatorias

• OACI Anexo 1, 17, Doc 8973, Doc 9379: Personal de aviación, seguridad y gestión de registros
• Army Reg. 600-8-101, DoDI 6040.46 (EE. UU.): Protocolos de separación militar
• Formularios de desvinculación GSA, NIH, Departamento de Estado: Mejores prácticas de RRHH federal

La Desvinculación—Autorización o Separación Física—es fundamental para el cumplimiento normativo, la seguridad y la continuidad operativa. Ya sea en aviación, ámbito militar o servicio civil, los procesos integrales de desvinculación protegen activos, información y personas en cada transición.